Du möchtest deine Produktivität steigern, weil Du am Ende eines Arbeitstages häufiger das Gefühl hattest, den ganzen Tag irgendwie blockiert und wenig produktiv gewesen zu sein? Hättest Du gerne mehr geleistet, mehr von den Aufgaben, die Du dir vorgenommen hattest, erledigt?

Sind wir mal ehrlich – nach einem solchen Tag fühlt man sich schon etwas beschissen, als hätte man nichta geleistet und einen wertvollen Tag verschenkt. Und irgendwie erinnert man sich gar nicht so wirklich warum man an diesem Tag so unproduktiv war.

Auch ich hatte und habe auch heute noch immer Situationen, welche meine Produktivität beeinträchtigten. Wie ich persönlich damit umgehe, welche Productivity Hacks ich selbst zur Steigerung meiner Produktivität anwende, erkläre ich in diesem Artikel.

12 Productivity Hacks

Manchmal kann man mit kleinen Dingen viel bewegen, man muss es nur wollen. Diese 12 Productivity Hacks wende ich regelmäßig an, bin leistungsfähiger und schaffe mir dadurch Freiräume.

12-Minuten-Regel

Die 2-Minuten-Regel habe ich vor vielen Jahren in David Allens Buch „Getting Things Done“ aufgenommen und wende diese Methode seither an. Hierbei geht es darum, Aufgaben welche man innerhalb von 2 Minuten erledigen kann, sofort anzugehen. Der Vorteil liegt klar auf der Hand: Wenn Du etwas in 2 Minuten erledigen kannst, mach es. Ansonsten schiebst Du irgendwann ein Berg von 2-Minuten-Aufgaben vor Dir her.

Low-Hanging-Fruits sind Aufgaben/ Maßnahmen, die mit vergleichbar geringem Aufwand, maximalen Erfolg erzielen. Und genau diese Art von Aufgaben/ Maßnahmen solltest Du in deinem beruflichen Umfeld, bei deiner täglichen Arbeit identifizieren und direkt angehen. Denn während andere Aufgaben mitunter weniger, bis gar nicht Einfluss auf den Erfolg des Unternehmens nehmen, ist der Erfolg von Low-Hanging-Fruits unmittelbar danach spürbar. Solche Arbeiten steigern nicht nur die Produktivität, sondern auch das Selbstwertgefühl.

3Die Ivy-Lee-Methode

Wenn es um die Steigerung der eigenen Produktivität geht, führt aus meiner Sicht kein Weg an der Ivy-Lee-Methode vorbei. Diese unterscheidet sich gegenüber vielen anderen Zeitmanagement-Methoden vor allem durch die Planung am Vorabend. Die höchste Produktivität haben wir am Vormittag. Den Vormittag also für belanglose Dinge wie die Planung zu opfern, ergibt keinen Sinn. Da ich für die Planung nicht produktiv sein muss, kann ich diese kurz vor Feierabend vornehmen, so dass am nächsten Vormittag die maximale Produktivität für tatsächliche Aufgaben genutzt werden kann.

4E-Mail Organisation

Mit der richtigen E-Mail Organisation kann man sich nicht nur besser organisieren, sondern darüber hinaus auch seine Produktivität steigern. Das beginnt bereits zu Beginn des Arbeitstages mit dem ersten Checken neuer E-Mails, dem Umgang mit neuen Mails, bis hin zur Benachrichtigung neuer Nachrichten im Postfach.

Zunächst einmal solltest Du die E-Mail-Benachrichtigungen deaktivieren. Diese lenken dich nur von der eigentlichen Arbeit ab, haben selbst aber keinen Nutzen. Dann solltest Du Zeiten definieren, zu welchen Du dein E-Mail Posteingang prüfst und bearbeitest.

5Eisenhower-Prinzip

Die Priorisierung nach dem Eisenhower-Prinzip unterstützt dabei, Aufgaben in der richtigen Reihenfolge zu bearbeiten. Mit der Eisenhower-Matrix werden einzelne Aufgaben in 4 Kategorien nach deren Wichtigkeit und Dringlichkeit eingeordnet. Dadurch lässt sich sowohl die Reihenfolge erkennen, in welcher die Bearbeitung einzelner Aufgaben zu erfolgen hat, aber auch welche der Aufgaben man als Führungskraft an einen Mitarbeiter, bzw. als Mitarbeiter vielleicht auch einmal an einen Kollegen delegieren kann.

6Selbst verplanen, statt verplant zu werden

Um sicherzustellen, dass Du zu Zeiten, in welchen deine Produktivität am höchsten ist, nicht mit belanglosen Status-Meetings zugekleistert wirst, solltest Du deine Terminplanung selbst in die Hand nehmen. Häufig nutzen wir die Outlook-Kalender Funktion lediglich dazu, um uns von Dritten verplanen zu lassen, weitaus weniger dazu, um uns selbst zu organisieren.

Ich selbst nutze Outlook und verplane mich wöchentlich. Dadurch werde ich nicht mehr zu produktiven Zeiten von Dritten verplant, bin dadurch deutlich produktiver und bekomme so über die Woche weitaus mehr Aufgaben erledigt.

Jetzt kann es natürlich vorkommen, dass der eigene Chef genau zu dieser Zeit den Jour-Fixe, oder das Team-Meeting eingeplant hat. Ein klärendes Gespräch, in Verbindung mit der Leistungskurve von Mitarbeitern kann regelrecht Wunder bewirken.

7Home-Office

Weitaus produktiver als am Arbeitsplatz bin ich tatsächlich, wenn ich von zu Hause aus arbeite. Das liegt vor allem an der Ruhe und Stille, aber auch daran, dass ich erst gar keine Anfahrtszeit in Kauf nehmen muss. Sicherlich ist das Home-Office nicht Jedermanns Sache und viele Berufe und Tätigkeiten erfordern eine Anwesenheit. Bietet der Arbeitgeber jedoch Home-Office Möglichkeiten an, sollte man dies für sich einmal probiert haben.

8Offline-Zeit

Wenn eines unsere Produktivität stört, dann sind es E-Mail Benachrichtigungen, der Blick ins Outlook, aufpoppende Skype-Nachrichten, Whats-App Nachrichten und noch so einiges mehr. Dass sich dies eher negativ auf deine Produktivität auswirkt, als dass es diese unterstützt, sollte auch dir bewusst sein. Gönn dir in regelmäßigen Abständen Offline-Zeiten, in welchen Du Skype ausschaltest, oder dich auf „bitte nicht stören“ setzt, dein Smartphone in den Flugmodus setzt, ja sogar das Telefon auf lautlos stellst.

9Arbeitsplatzgestaltung

Betrachtet man den ein oder anderen Schreibtisch, erkennt man schnell bei welchen Kollegen sich die Produktivität nicht voll entfalten kann. Es sind meist Arbeitsplätze, bei welchen sich im sichtbaren Bereich zahlreiche Störer befinden. Der Schreibtisch sollte stets aufgeräumt und leer sein. Verbanne Bücher, Ablagesysteme, als auch andere Spielereien von deinem Schreibtisch. Als würdest Du die Bücher auf dem Tisch stehen haben, um in diesen regelmäßig nachzuschlagen. Vielmehr stehen die Bücher doch auf dem Tisch, um bei anderen Eindruck zu schinden.

10Medienkonsum-Diät

Wenn ich eines immer wieder beobachte, dann dass wir unser tagtäglichen Medienkonsum überdenken sollten. Ich greife während der Arbeitszeit ausgesprochen selten zu Facebook, Twitter, LinkedIn, Xing, als auch zu digitalen Medien. Verpassen tue ich dadurch nichts. Eher das Gegenteil ist der Fall – ich erfahre Entschleunigung, bewahre einen klaren Kopf und bin weitaus ausgeglichener. Klar, am Anfang glaubt man noch man würde womöglich was verpassen. Irgendwann stellt man jedoch fest, dass es Zeitfresser sind.

Okay, als Social-Media-Consultant solltest Du nun nicht gerade deine Aktivitäten in sozialen Netzwerken einschränken, das sollte natürlich klar sein.

Ich selbst habe als Blogger etwas Abstand zu Facebook, Twitter, Instagram und Pinterest aufgebaut. Ja, es sind nach wie vor sicherlich Traffic-Quellen. Und ja, manch ein Blogger bezieht mehr Traffic über soziale Netzwerke, als über organischen Suchmaschinen-Traffic. Dennoch bin ich der Auffassung, dass man abwägen muss was einem wichtiger erscheint.

11Pausen

Regelmäßige Pausen tragen ebenfalls dazu bei die Produktivität zu steigern. Vielleicht warst Du auch schon einmal in der Situation, in welcher Du nicht mehr weiterwusstest, Du  der Auffassung warst, dass Du einer Herausforderung möglicherweise nicht gewachsen warst. Je länger man sich mit dieser Aufgabe herumquält und diese zu lösen versucht, desto auswegloser erscheint diese einem und desto mehr Selbstzweifel entstehen. Anstatt die Aufgabe bei Seite zu legen und eine gewisse Distanz aufzubauen, sucht man verbissen nach einer Lösung. Dass sich dies nicht gerade positiv auf die Produktivität, als auch auf die Motivation auswirkt, ist allgemein bekannt. In solchen Situationen greifen Raucher gerne zur Zigarette und machen eine Pause. Und auch Nichtrauchern kann ich in einer solchen Situation nur empfehlen eine Pause einzulegen, um etwas Distanz zu gewinnen. Denn manchmal reicht bereits eine kleine Pause, evtl. gemeinsam mit Kollegen und die Lösung des Problems kommt fast wie aus dem Nichts.

Pausen können wir dazu nutzen, um Energie zu tanken und Distanz zu schaffen.

12Austausch mit Kollegen

Man lernt nie aus und sollte sich auch nicht auf den den Lorbeeren seines Erfolgs ausruhen. Tausch dich mit Kollegen und Ex-Kollegen regelmäßig aus. Der fachliche Austausch mit Kollegen und Ex-Kollegen eröffnet einem durchaus auch die Sicht aus anderen Blickwinkeln.

Welche weiteren Tipps hast Du, mit welchen Du deine Produktivität steigern konntest.

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